加強內部控制管理提高采購管理水平
摘要:內部控制管理作為企業(yè)自律和自我約束的一種管理手段和技術,已在企業(yè)管理工作中得到了廣泛的應用,并且發(fā)揮著越來越重要的作用。本文從認識、制度、程序、執(zhí)行四個層面,對如何通過建立和加強企業(yè)內部控制管理工作,來提高物資采購工作的管理水平進行了論述,并著重對采購工作的內部控制管理程序進行了說明,以供大家研討。
關鍵詞:物資采購;管理;控制
內部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的一項重點工作任務,是企業(yè)為了提高經(jīng)營管理效率、保證信息質量真實可靠、保護資產(chǎn)安全完整、促進法律法規(guī)有效遵循、規(guī)避生產(chǎn)經(jīng)營風險,由企業(yè)管理層及其員工共同實施的一個管理過程。而物資采購環(huán)節(jié)又是企業(yè)實施內部控制管理工作的重點,因為采購直接關系到生產(chǎn)的質量,關系到企業(yè)的成本和利潤,是企業(yè)實現(xiàn)低成本,高效益的重要環(huán)節(jié)。那么,如何才能通過加強內部控制管理工作的有效實施,來提高采購工作的管理水平呢?
筆者認為,要通過加強內部控制管理工作的有效實施,來提高采購工作的管理水平要遵循四個方面的具體要求,即:正確認識是前提、制度保障是基礎、程序合理是重點、執(zhí)行有效是關鍵。只有做到這些,并結合各自企業(yè)實際,予以適當?shù)耐晟坪脱a充,才能真正達到通過加強內部控制管理來提高企業(yè)采購管理水平的目的。
一、正確認識,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的前提。
從企業(yè)管理層到具體的采購業(yè)務部門每一名工作人員對采購內部控制管理工作的重要性有個正確的認識,是保證內部控制管理工作順利開展和取得成效的前提。管理層要著眼于企業(yè)的科學發(fā)展,善于從宏觀層面審視采購內部控制管理工作,并納入重要的企業(yè)議事日程。采購業(yè)務部門的工作人員要以高度的責任感,認真履行崗位職責,服從服務于采購工作的內部控制管理要求。也就是說,企業(yè)的一切管理工作,應遵循內部控制管理要求;企業(yè)的一切決策,應統(tǒng)馭在完善的內部控制體系之下;企業(yè)的一切活動,都不能游離于內部控制管理之外。這既是完善現(xiàn)代企業(yè)管理的要求,更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要。
二、制度保障,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的基礎。
建立完善的物資采購內部控制管理制度,既是滿足提高采購管理水平的需要,也是完善現(xiàn)代企業(yè)制度的需要,同時更是全面提升企業(yè)經(jīng)營管理水平的需要;建立完善的內部控制制度體系,通過內部控制管理制度來規(guī)范和管理采購程序和標準,并開展定期的評價和維護,必將為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營風險、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標等幾個方面提供有力的保障。強化內部控制管理制度的建立是進一步強化公司內部經(jīng)營管理、全面提升管理水平的客觀要求;建立完善的內部控制制度,能夠使企業(yè)的經(jīng)營活動全過程均處于受控狀態(tài),確保采購業(yè)務工作有章可循,有法可依,促進采購工作的規(guī)范運轉。
三、程序合理,是加強內部控制管理,提高采購管理水平的重點。
內部控制管理工作其實質是強化企業(yè)的過程管理和流程管理,因此制定嚴密合理的采購業(yè)務管控程序就是提高采購管理水平的重點。包括采購計劃方案的編制審定、供應商的選擇與價格確定、合同簽訂與管理、物資驗收入庫、采購付款與往來核對、采購業(yè)務的分析與考核等管控節(jié)點。
(一)采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使企業(yè)最大限度地控制采購預算,其一般管理控制程序為采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要,提出物資采購的申請,倉儲或有關部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃,經(jīng)財務管理部門審核后報采購主管領導審定。采購部門根據(jù)采購計劃編制采購方案,采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點是檢查采購方案是否經(jīng)采購部門負責人審核,是否明確采購物資的具體數(shù)量、質量要求、交貨期、采購方式等,相關審定是否符合權限。
(二)供應商的選擇與價格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點,可以使企業(yè)的采購預算資金得到有效的使用,使企業(yè)經(jīng)營成本降低,并直接關系到企業(yè)的經(jīng)營效益。其一般管理控制程序為采購部門應根據(jù)審定的采購方案,通過招標、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應商與采購價格。這一環(huán)節(jié)的管理控制重點為采購是否經(jīng)過詢比價、有無詢比價記錄,通過招標方式采購的是否符合招標管理規(guī)定,對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式,應集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象,相關審定是否符合權限。